Pengertian Arsip Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berati “gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” sampai saat ini. Disamping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Sedarmayanti, 2003:7).
Kata arsip meliputi 3 pengertian :
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (Sedarmayanti, 2003:8).
Arsip adalah sekumplan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ( 2005 : 4 ), arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I Pasal 1 :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain (Amsyah, 2003:3).
A. Guna Arsip
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005:9-10) dalam Manajemen Kearsipan Modern, menyebutkan bahwa arsip mempunyai beberapa kegunaan yaitu :
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis
Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Guna lain dari arsip adalah sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.
B. Jenis Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:9) dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Arsip Aktif (Dinamis aktif)
Arsip dinamis aktif adalah semua arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya (Amsyah, 2003:2).
b. Arsip Inaktif (Dinamis inaktif)
Arsip dinamis inaktif adalah Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
D. Asas Pengelolaan Arsip
Sistem / Asas Pengelolaan Arsip dapat dibedakan menjadi tiga, yakni sebagai berikut:
1. Asas Sentralisasi.
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit
khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip
Keuntungan azas sentralisasi
a. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh
b. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan
c. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
d. Memberikan prosedur yang konsisten.
e. Jelas penanggungjawabnya.
f. Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.
g. Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja / departemen.
h. Meminimalkan duplikasi arsip aktif.
i. Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.
j. Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.
k. Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan.
Kerugian azas sentralisasi
a. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
b. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis
c. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan
2. Asas Desentralisasi.
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu
organisasi.
Keuntungan azas desentralisasi
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.
Kerugian azas desentralisasi
Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah :
a. Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan.
b. Masing-masing departemen unit kerja menyimpan arsipnya sen diri sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang berkaitan disimpan secara bersama-bersama.
c. Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsi paktif.
d. Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan sendiri-sendiri.
e. Masing-masing departemen unit kerja menyimpan arsip dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.
Desentralisasi sesuai untuk kondisi :
a. Jika informasi yang diperlukan hanya yang diciptakan oleh satu unit kerja.
b. Volume arsip yang ada diunit kerja sangat besar.
c. Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit kerja yang kompleks.
3. Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi.
Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi
dan desentralisasi.
Keuntungan Sistem Kombinasi:
a. Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
b. Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.
c. Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.
d. Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip.
e. Memberikan perasaan aman bagi manajemen atau pengelola arsip.
Kelemahan:
a. Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.
b. Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.
E. Sistem Penataan Dan Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpan arsip dapat dibedakan menjadi empat, yaitu:
1. Sistem Masalah
Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.
2. Sistem Abjad/Angka
Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi
3. Sistem Tanggal
Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip
4. Sistem Wilayah
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.
F. Penataan Arsip
Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)
Tujuan adanya penataan arsip adalah sebagai berikut:
1. Menyatukan informasi arsip.
2. Mengamankan informasi dan fisik arsip.
3. Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.
Prosedur penataan arsip
a. Meneliti arsip yang akan disimpan
b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar
c. Meneliti lampiran
d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas
e. Menyusun arsip
G. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis ke Diknas.
Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan
Tujuan diadakannya penyusutan dalam kearsipan:
a. Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna
b. Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
c. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban institusi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar